Feeds:
Posts
Comentários

Posts Tagged ‘lições aprendidas’

Atualmente milhares de projetos são gerenciados nas organizações pelo mundo. Todos com necessidade de gerenciamento de escopo, prazos, custos, pessoas. Neste cenário, torna-se cada vez mais importante que práticas em gerenciamento de projetos que sejam identificadas em um projeto possam ser replicadas em outros, reduzindo o retrabalho e seus custos associados. Além destes, outros fatores colocam como fundamental a identificação e reutilização de lições aprendidas em gerenciamento de projetos:

  • Natureza de projeto: todo projeto, por definição, possui a característica de ser temporário. Desta forma, com o encerramento do projeto ocorre a desmobilização da equipe e a experiência vivenciada pelo grupo acaba não sendo utilizada por outro projeto, caso não tenha sido devidamente classificada e armazenada;
  • Utilização de aprendizados anteriores: o próprio PMBOK – Project Management Body of Knowledge (PMI,2008), considerado a bíblia em gerenciamento de projetos, define como entrada em diversos de seus processos (nas áreas de integração, escopo, risco, entre outras) a utilização de lições aprendidas obtidas em projetos anteriores;
  • Empresas que possuem projetos em diferentes localidades possuem uma força de trabalho dedicada ao gerenciamento de projeto dispersada geograficamente. Quando consideramos que uma empresa pode possuir projetos sendo desenvolvidos mundialmente, onde existem grandes diferenças de fuso horários, esta situação potencializa a necessidade de um ambiente que permita toda a força de trabalho que trabalha com gerenciamento de projetos a trocar experiências sobre modelos, padrões, ferramentas e técnicas em gerenciamento de projetos.

Alguns aspectos devem ser considerados quando uma empresa desejar registrar e utilizar lições aprendidas em seus projetos:

  1. É necessário desenvolver uma metodologia de lições aprendidas de acordo com o porte, cultura e recursos disponíveis da organização detentora do projeto. Uma solução de lições aprendidas aplicada em uma organização de grande porte pode não trazer o mesmo retorno em outra organização de mesmo porte, mas de cultura diferente.
  2. O retorno financeiro devido à utilização de uma metodologia de lições aprendidas não é imediato. Existem exemplos na literatura (COLLISON, 2001),  (KOENIG, 2004) que provam o retorno financeiro em organizações, mas este retorno foi de médio ou longo prazo.
  3. Uma lição aprendida que tenha sido observada durante o planejamento de riscos de um projeto pode não ser necessariamente bem sucedida em outro projeto. É importante analisar o contexto onde o projeto se encontrava quando foi aprendida a lição. Por exemplo, uma técnica que tenha funcionado em um projeto de grande porte pode não ser aplicável a um projeto de pequeno porte ou vice-versa;
  4. Como vimos no post Conhecendo alguns conceitos sobre Lições Aprendidas, existem diversos conceitos de lições aprendidas na literatura, então é imprescindível que a organização selecione um conceito e este seja disseminado entre as equipes de projetos.
  5. A organização deve prover meios para aprender com o que foi aprendido pelas equipes de projetos, como vemos em Lições Aprendidas e o processo de Aprendizagem Organizacional

E finalmente, mas não menos importante, não se pode esquecer de que Lições Aprendidas só serão bem escritas,  registradas e utilizadas se as equipes de projetos estiverem motivadas e envolvidas nesta atividade. Uma dica é consultar o post 6 dicas para que políticas motivacionais sejam bem-sucedidas.

 

Referências

  • COLLISON, C. & PARCELL, G. Learning to Fly: Practical Lessons from one of the World´s Leading Knowledge Companies. Capstone. 2001.
  • KOENIG, MICHAEL D. & SRIKANTAIAH, T. KANTI. (Eds.) Knowledge Management – Lessons Learned: what works and what doesn’t. Medford, NJ: Information Today, Inc., 2004. ISBN 1-57387-181-8
  • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, PMBOK – A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Fourth Edition, 2008.

Read Full Post »

Há um tempo venho estudando e trabalhando com metodologias e técnicas de gestão de Conhecimento e, vez por outra, me pergunto se uma lição, mesmo que identificada e registrada por um grupo de pessoas, está sendo realmente aprendida pela organização. Na maior parte das vezes, e na maior parte dos artigos que leio,o foco é só o registro e a própria organização não possui uma estrutura (leia-se aqui, processos, métodos, ferramentas) para aprender. Assim, muitas vezes uma experiência é uma lição aprendida para um profissional e apenas uma “lição registrada” para uma organização.

De acordo com Peter Senge em “The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization”, organizações que aprendem são aquelas organizações que tem capacidade de aprender, renovar e inovar continuamente.

Mas como podemos afirmar que uma organização aprendeu com a experiência e que estes erros não serão mais repetidos? Ou que uma experiência bem sucedida será incorporada na empresa?

É fundamental pensarmos que uma lição aprendida não deve ser apenas um evento bem sucedido que pode ser repetido (ou um evento mal-sucedido que deva ser evitado), mas que o conhecimento nela existente pode influenciar um processo, padrão, sistema ou comportamento existente.

BC6579-003 Existem diversas maneiras de aprender, dependendo do tipo de lição aprendida. Para ilustrar, listo alguns tipos de lições e formas diferentes em que as mesmas podem ser incorporadas às organizações.

  • Lições aprendidas relacionadas a atividades técnicas: podem ser utilizadas para  atualizar padrões, diretrizes, modelos, formulários, etc;
  • Lições aprendidas que envolvam relacionamento com clientes, pode-se atualizar inclusive sistemas de CRM com base no que foi identificado;
  • Lição aprendida que mostra um problema derivado de um relacionamento com um fornecedor, este pode ser considerado na análise de fornecedores para futuros contratos realizados pela organização;
  • Lição aprendida registrada que provou eficácia no gerenciamento de custos de uma área: verificar a possibilidade de incorporar as técnicas de gerenciamento utilizadas no treinamento dos funcionários desta área;
  • Lição aprendida decorrente de um problema de alocação indevida de pessoal: a mesma pode ser utilizada na revisão de processos de desenvolvimento de equipe, recrutamento, mapeamento de competências, etc… (mais…)

Read Full Post »

Segundo Choo, de todo o conhecimento existente dentro de uma empresa, cerca de 80% está armazenado na cabeça das pessoas (conhecimento tácito) em forma de experiência e não registrado em nenhum outro lugar. Do conhecimento registrado, os 20% restantes, somente um quinto dele está armazenado de forma estruturada. (CHOO, C. W. The knowing organization: how organizations use information to construct meaning, create knowledge, and make decisions. New York: Oxford University Press. 1998.)

Neste cenário, o investimento em estratégias relacionadas à Gestão do Conhecimento na empresa torna-se não apenas crítico, mas vital à manutenção da competitividade de grandes organizações. Em se tratando de técnicas relacionadas à gestão do conhecimento, a mais comum é a realização de sessões ou pesquisas de lições aprendidas. Mas o que é uma “Lição Aprendida“?

O termo “Lições Aprendidas” é encontrado em diversos artigos.  livros, blogs e sites, como se tivesse uma única definição. A maior parte destas referências trata uma lição aprendida como se fosse um conceito único e de conhecimento de todos. Contudo, existem diversas definições que encontramos na literatura, a saber:

  • “Uma lição é realmente aprendida quando nós modificamos nosso comportamento para refletir o que nós sabemos agora”. Fonte: The Centre for Wildfire Lessons em www.wildfirelessons.net/
  • É um conhecimento obtido a partir da vivência de uma experiência e o mesmo gera a modificação de um comportamento seja este no nível tático, operacional ou estratégico da organização. (Fonte: Army Lessons Learned Program (ALLP); Headquarters; Department of the Army; Washington, DC; 17 October 2006; http://www.army.mil/usapa/epubs/pdf/r11_33.pdf)
  • São narrativas que explicitam conhecimentos ou um entendimento adquirido através de uma experiência, que pode ser tanto positiva como negativa. A lição relata o que era esperado acontecer, os fatos e desvios ocorridos, a análise das causas desses desvios e o que pôde ser aprendido durante o processo. (Milestone, 2009 em http://www.milestone-ti.com.br)

E quando ocorre uma lição aprendida?

  • Uma lição aprendida ocorre quando planejamos uma atividade com o intuito de um resultado final e este não acontece, ocorrendo um desvio?
  • É quando um grupo ou equipe faz uma análise de uma situação e define o que ele teria feito de forma diferente da próxima vez? 
  • É quando é feito o registro de um aprendizado?
  • É quando ocorre um desastre ou um problema , como foi o caso na Campanha de Vacinação de Rubéola , e se faz uma análise do que poderia ter sido evitado? (Fonte: Estratégia de Eiminação da Síndrome da RubéolaCongênita; Maria de Lourdes de Sousa Maia; em  http://www.saude.rio.rj.gov.br/media/palestra_rubeola_Dra%20Lourdes.pdf)

Uma vez que a lição registrada por si só não garante que erros possam ser evitados no futuro ou que práticas sejam repetidas, é necessário definir qual destes conceitos de lição aprendida (ou algum outro) a empresa irá utilizar. 88554195Com base neste deve ser criado um processo que permita que este conhecimento seja registrado, armazenado e disseminado, além de ser definido qual o melhor momento de se realizar estas atividades na organização. Outra decisão importante é a forma como o conhecimento consolidado nesta lição aprendida será transmitido para outras pessoas.

Como o tema relacionado à Lições Aprendidas é muito extenso para um post, optamos por dividir o assunto por partes, a saber:

  • Lições Aprendidas e o processo de Aprendizagem Organizacional – parte 2
  • Lições Aprendidas no ambiente de Gerenciamento de Projetos – parte 3.

Read Full Post »